筆者曾經在企業待過幾年，發現似乎除了法務部門以外，其他部門能幫公司撰寫函文的人相當有限，送來法務部門請求撰擬函文的內容，多半與法律事務無關，而是大部分的人都以為，函文就是要用「文言文」的方式撰寫。
其實發函的重點在於：
發函的目的為何？
是否將意思準確的表達給對方，以達成前述目的？
存證信函其實就是普通的「函文」而已，只是透過比較中立的郵局「存證」，證明寄件人曾於某個時點將這封函文寄送出去。那為什麼我們需要寄存證信函呢？一般來說有兩個目的：
為了符合法律上或契約上的通知要件
為了讓對方正視您的訴求
法律上或契約上會有一些規定，需要當事人將意思表示送達予他方，而發生一定的效力：
如民法第254條規定：「契約當事人之一方遲延給付者，他方當事人得定相當期限催告其履行，如於期限內不履行時，得解除其契約。」、民法第258條：「解除權之行使，應向他方當事人以意思表示為之。」
前述法條中，「催告」、「解除契約」都需要將意思送達予對方，才會發生預期的效力，雖然這裡用口頭的方式「催告」、或通知「解除契約」，並無不可，但卻可能事後難以舉證，若是用一般的書面通知，就算雙掛號可以證明對方確實有收到了，但雙掛號的信件內容為何，也無人知悉。因此，此時會建議以存證信函的方式處理。
存證信函的第二個目的，是為了讓對方正視您的訴求，您的存證信函，可能沒有打算達成前述的目的，但即便如此，當您把您的訴求以存證信函送達給對方以後，對方可能會認為您的下一步將採取正式的訴訟手段，可能因此正式您的訴求，並與您協商。
至於存證信函要怎麼撰寫呢？
首先，必須要以郵局提供的格式撰寫，郵局所提供的存證信函格式，可至以下連結下載（https://www.post.gov.tw/post/download/存證信函新格式10206.doc）。
其次，比較多人詢問的，應該就是內文的格式。
筆者比較習慣以一般公文的方式書寫，將存證信函列出「主旨」、「說明」兩大欄位，「主旨」用講述行文的目的，而「說明」則具體說明理由。
但其實內容並無一定的格式，重點還是在於您發函的目的，並且要讓您寫的出來。您可以無視我前述所說的，直接寫上「敬啟者：」，然後在後面寫出您想寫的內容；內容不一定要文鄒鄒的，您可以直接把您嘴裡想說的書寫上去即可。
當然，有時發函因法律上或契約上的規定，而發生一定的效力，若您不懂這些，建議您還是委託律師幫您撰寫，否則無論您說了多少，都是白搭。
有時，律師會評估案件需要，建議以律師的身分幫您發律師存證信函，此時因為是由律師出名發函的，在讓對方正視您的訴求這個目的上，將更加的有力。
撰擬完存證信函後，會影印數份簽名或蓋章。至於存證信函的份數，通常是「收件人（含副本收件人）的人數」，再加上二份（一份由自己留存，一份由郵局留存作為證據）。
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